LIBRI E SCRITTURE CONTABILI

Dopo la soppressione degli obblighi di bollatura e vidimazione dei libri e registri contabili, sono rimasti gli obblighi qui sotto elencati.
Imposta di bollo. L’imposta di bollo, dovuta per il libro giornale ed il libro inventari, è assolta mediante il pagamento, ogni 100 pagine o frazione effettiva di stampa, di € 10,33 per le società di capitali ed € 20,66 per le società di persone e le imprese individuali. Il pagamento può effettuarsi con marche, con applicazione del bollo a punzone o mediante versamento in F23 riportando gli estremi di pagamento sulla 1^ pagina del libro/registro. Secondo Assonime (Circ. n. 62 del 21.12.2001) i libri e registri fanno prova solo se bollati . La C.A.E. n. 64/E del 1.8.02 che nel caso in cui le annotazioni dell’anno 2002 terminino alla pagina bollata n. 85 l’imposta di bollo deve ritenersi assolta anche per le prime 15 pagine dell’anno 2003.
Numerazione progressiva delle pagine prima della messa in uso. Deve essere progressiva per anno, intendendo l’anno cui fa riferimento la contabilità e non quello di stampa, cominciando da uno ogni anno (R.M. 12.3.02 n. 85 e C.A.E. n. 64/E del 1.8.02: es. 2002/1, 2002/2, ecc.) e deve essere comunque apposta prima della messa in uso (può essere fatta anche in fase di stampa del registro). In caso di stampa di più pagine per volta non è possibile utilizzarle in anni successivi rispetto a quello riportato nella numerazione e si deve quindi procedere al loro annullamento. Per i contribuenti con esercizio diverso da quello solare l’anno da indicare sul libro giornale è quello del primo dei due anni di contabilità (R.M. 22.1.03 n. 9); es.: per l’esercizio 1.7.02 – 30.6.03 l’anno da indicare è il 2002 sia per il 2° semestre 2002, che per il 1° semestre 2003.
Tassa annuale di concessione governativa, solo per le società di capitali. E’ dovuta nella misura di € 309,87 o € 516,46 se il capitale sociale è superiore ad € 516.456,90; pagamento a mezzo F24 entro il 16 marzo di ogni anno. Le somme dovute possono essere compensate.
Per omesso o tardivo versamento sanzione dal 100 al 200%, con un minimo di € 103,00, con riduzione ad 1/8 del minimo se il pagamento della tassa avviene entro 30 giorni dalla scadenza.

Per la stampa dei registri si possono utilizzare anche stampanti laser o a getto di inchiostro (non è più necessaria la stampa su modulo continuo). Se i registri sono a fogli mobili, bisogna intestare al contribuente ogni pagina.

Restano soggetti a bollatura gli altri registri previsti da norme speciali (es.: Registro carico scarico rifiuti, la cui bollatura andrà fatta all’Ufficio delle Entrate).
Le violazioni relative al soppresso obbligo di bollatura non sono più sanzionabili anche se commesse prima del 25.10.2001, data di entrata in vigore della legge (D.Lgs. 471/97 art. 9).

Descrizione

Numerazione progressiva

Bollatura
iniziale

Imposta
di bollo

Libro giornale e libro inventari (Srl, Spa)

No

€ 10,33 ogni 100 pagine

Libro giornale e libro inventari (Snc, Sas, individuali)

No

€ 20,66 ogni 100 pagine

Libri sociali (Srl, Spa): soci, assemblee soci, C.d.A., sindaci, comitato esecutivo, obbligazioni e obbligazionisti

Sì (CCIAA o Notaio)

€ 10,33 ogni 100 pagine

Registri Iva (acquisti, vendite, corrispettivi, corrisp. d’emergenza, dichiar. d’intento, beni in c/deposito / lavoraz., bollettari madre / figlia, incassi e pagamenti, cronologico movim. finanziarie, altri registri tenuti ai fini Iva e IIDD)

No

No

Contabilità di magazzino e conti di mastro

No

No

No

Libro cespiti (beni ammortizzabili)

No

No

Cronologico professionisti

No

No

Registro carico e scarico rifiuti e tutti i registri per i quali la bollatura è prevista da norme speciali

€ 4,96 ogni 100 pagine

Formulario rifiuti

No

Tenuta della contabilità (art. 2219) - Tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di una ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili.

REGISTRAZIONI CONTABILI

Per le registrazioni con sistemi meccanografici è sufficiente digitare i dati entro 60 giorni dalla data d’effettuazione delle operazioni. Le registrazioni devono essere effettuate in ordine cronologico e con la data della loro manifestazione e non con quella di rilevazione. Ad es., se in data 15.4 sono registrate operazioni che si sono manifestate il 3.3, nel giornale la registrazione deve essere datata 3.3 e non 15.4.
Più precisamente, la data dell’operazione da annotare su libro giornale è quella del:

  • giorno in cui è avvenuta l’operazione, se l’impresa ha compiuto direttamente l’operazione attiva, indipendentemente dall’eventuale valuta bancaria;
  • giorno in cui l’impresa ne è venuta a conoscenza per la prima volta, per i documenti provenienti da terzi.

Di conseguenza per:

  • fatture di vendita - è la data di emissione;
  • fatture di acquisto - è la data di ricevimento (conservare buste, fax);
  • bonifici a proprio favore - la data di ricevimento della contabile bancaria o di consultazione home banking.

Il Min. Fin. con Ris. n. 2/1025-74 del 5.4.75, ha precisato che il termine di 60 giorni è perentorio e non è consentita alcuna deroga, neanche in presenza di particolari condizioni.

  • L’art. 14.4/600 stabilisce che le società il cui bilancio è soggetto all’approvazione dell’assemblea possono effettuare gli aggiornamenti conseguenti all’approvazione stessa fino al termine stabilito per la presentazione della dichiarazione dei redditi.
  • La stampa deve essere effettuata entro il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi; deve essere però possibile in ogni momento, quando richiesta in sede di controllo.
  • L'art. 2219 c.c. dispone che le registrazioni devono essere effettuate senza spazi in bianco, senza interlinee, senza margini e che l'eventuale cancellazione lasci intravedere l'errore compiuto.
  • Non è possibile (art. 2216) effettuare registrazioni raggruppando le operazioni, sia pure omogenee, di un determinato periodo (è invece possibile raggruppare i corrispettivi di una settimana o di un mese).
  • La Cassazione con sentenza n. 337 del 19.11.93 ha stabilito che l’utilizzazione di strumenti di scrittura che si prestano ad essere facilmente rimossi (es. le matite, le cui annotazioni possono essere agevolmente cancellate, ma ciò può valere anche per taluni tipi di inchiostro) invalida la regolarità delle scritture.

In merito all’archiviazione ottica vedi paragrafo “Conservazione scritture contabili”.

CONSERVAZIONE

Per il legislatore civilistico:

  • Registri contabili : vanno conservati per un periodo minimo di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione (art. 2220 c.c.) e comunque sino alla definizione dell’eventuale accertamento tributario.
  • Documenti: si devono conservare nel termine di cui sopra e per ciascun affare, copia di lettere, fatture e telegrammi spediti e l’originale degli stessi documenti ricevuti.

Per il fisco: registri e documenti devono essere conservati per:

  • 4 anni a decorrere dal 31.12 dell’anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione annuale e comunque fino alla definizione dell’accertamento;
  • 5 anni a decorrere dal 31.12 dell’anno successivo a quello in cui la dichiarazione avrebbe dovuto essere presentata in caso di omessa dichiarazione annuale e comunque fino alla definizione dell’accertamento.

La Finanziaria 2003 ha prorogato il termine di accertamento che è anche influenzato dall’adesione o meno al condono di cui alla Legge 289/2002.
Secondo la Cassazione (sent. 2250/2003) la mancata sottoscrizione delle schede contabili obbligatorie rende ammissibile l’accertamento induttivo.
Perdita, smarrimento o furto
Secondo l’art. 39 c. 2 lett. c) del DPR 600/73, l’Ufficio può procedere all’accertamento induttivo se le scritture contabili non sono disponibili per causa di forza maggiore.
Nelle cause di forza maggiore rientrano il furto o la distruzione per incendio mentre resta escluso lo smarrimento. In tale ultimo caso quindi, l’Ufficio deve procedere ad un accertamento di tipo analitico; tuttavia è il contribuente che deve provare di aver adottato un comportamento diligente e che le scritture non sono state occultate volontariamente ma sono andate smarrite.
In tutte le ipotesi è comunque pacifico che il contribuente deve adoperarsi per ricostruire i dati andati persi ristampando i libri e i registri e cercando di reperire tutte le copie delle fatture e dei documenti giustificanti le scritture contabili.
E’ inoltre consigliabile comunicare la perdita alle competenti autorità di pubblica sicurezza.

Archiviazione ottica
Il DM 27 del 23.01.2004 in attuazione del DL 357/94 e dell’art. 2220 C.C. disciplina l’archiviazione ottica in campo tributario. Tuttavia, allo stato attuale, le modalità procedurali (redazione cartacea, scannerizzazione, ecc…..) sono troppo onerose da renderne conveniente l’applicazione pratica.

LIBRI SOCIALI

Gli obblighi relativi ai libri sociali di cui all’art. 2421 c.c. (libro soci, verbali assemblee, verbali consiglio, Collegio sindacale, assemblee degli obbligazionisti, ecc.) non sono mutati: le società di capitali dovranno:

  • effettuare la bollatura iniziale di tali libri presso il Registro delle imprese o presso i notai;
  • pagare l’imposta di bollo che è pari ad € 10,33 ogni 100 pagine o frazione.

Conservazione: Valgono le stesse regole dei libri contabili.

 

 


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