SOMMARIO

4.5 Controllo dei Documenti e dei Dati 1
4.5.1 Generalità 1
4.5.2 Approvazione ed emissione dei Documenti e dei Dati  1
4.5.3 Modifiche ai Documenti e ai Dati  4
Requisiti della Norma UNI EN 29004/2-1994 di riferimento
Riferimenti 


4.5 Controllo dei Documenti e dei Dati
4.5.1 Generalità

Lo Studio ha predisposto procedure documentate per tenere sotto controllo i documenti e i dati attinenti le prescrizioni del presente Manuale, ovvero per garantire l'adeguatezza, l'aggiornamento e la disponibilità della documentazione che sostiene e regola il funzionamento del Sistema Qualità, definendo le attività, le modalità e le responsabilità necessarie per una corretta ed efficiente gestione.
Il Sistema Qualità dello Studio è strutturato nelle seguenti tipologie di documentazione (vedere Sez. 4.2):


4.5.2 Approvazione ed emissione dei Documenti e dei Dati
Il controllo e la gestione dei Documenti e dei Dati, si articola, a livello generale, nelle seguenti attività:

1 Elaborazione
Tale attività consiste nell'individuare, elaborare, formalizzare i concetti, le attività, le responsabilità, in documenti standardizzati e controllati del Sistema Qualità. Durante questa fase il responsabile dell'Elaborazione ha cura di consultare tutti i responsabili interessati al futuro utilizzo del documento, al fine di ottimizzarne l'effettivo inserimento nello Studio. 

2 Identificazione
Tutti i documenti del Sistema Qualità sono identificati mediante:

3 Verifica ed Approvazione
La Verifica consiste nell'analisi dei contenuti del documento per accertarne l'adeguatezza, la correttezza e la congruenza con i requisiti di base del Sistema Qualità, e con le finalità del documento stesso. La Verifica è responsabilità della Direzione
L'Approvazione rappresenta il riscontro formale che attesta la validità del documento per la specifica utilizzazione nello Studio. L’approvazione è responsabilità della Direzione.

4 Emissione

La Funzione emittente è Assicurazione Qualità.

5 Distribuzione

La Distribuzione avviene in modo tale da garantire che le edizioni appropriate dei documenti siano disponibili ed operative dove si svolgono le attività o i servizi ad esse pertinenti (Distribuzione controllata). La funzione emittente provvede alla registrazione dell'avvenuta distribuzione del documento mediante la relativa Lista di Distribuzione, sulla quale tutti i destinatari controfirmano l'avvenuta ricezione.

6 Consulenza

La Funzione emittente fornisce l'adeguato supporto per la corretta interpretazione ed applicazione dei contenuti dei documenti emessi.

7 Interpretazione ed Applicazione
Non sono ammesse deroghe o variazioni alle prescrizioni contenute nei documenti se non dopo l'applicazione del Sistema di modifica.

8 Conservazione ed Archivio
Tutti i documenti sono conservati in originale, presso la Funzione emittente, catalogati in appositi elenchi e corredati delle Liste di Distribuzione per consentirne la rintracciabilità.
Ogni Funzione ricevente è responsabile di:

Gli originali di tutte le edizioni obsolete (revisioni) sono conservati presso gli archivi della Funzione emittente, per un periodo definito per ogni tipologia di documento, ed identificate con l'apposita scritta "ANNULLATO".

9 Rintracciabilità

Ogni documento emesso e distribuito è corredato delle indicazioni necessarie per individuare la sua area di appartenenza e/o il riferimento ad altri documenti e seguirne la sua evoluzione nel tempo.

10 Validità

Per i documenti di particolare importanza si prevede una revisione programmata anche se non sono intervenuti particolari mutamenti.

11 Controllo dei Documenti di Consultazione

I Documenti di Consultazione (norme interne, istruzioni operative, norme legislative) sono tenuti sotto controllo dal Responsabile Assicurazione Qualità mediante appositi elenchi che indicano il codice identificativo, il titolo, lo stato di revisione. 

12 Controllo della Documentazione del Cliente

La documentazione di ciascun Cliente è gestita in forma controllata a cura del Personale/Collaboratori, della Segreteria, dell’Amministrazione, ognuno per quanto di competenza. I criteri di archiviazione e le responsabilità sono specificati nei singoli processi nei quali i documenti sono richiamati
Le prescrizioni particolari per i diversi documenti del Sistema Qualità sono descritti nel dettaglio nel processo gestionale PG 01 "Pianificazione, Gestione Risorse, Misurazione, Analisi e Miglioramento". 

Si riporta una tabella riassuntiva ed esemplificativa.

                         ATTIVITÀ
DOCUMENTO

Identificazione 

Elaborazione

Approvazione
e
Verifica

Emissione 
e Distribuzione

Archivio

Validità

Manuale della Qualità 

MQ 

AQ

Dir

 AQ

AQ

3 anni

Processi

PO-PG 00

AQ

 Dir

AQ 

 AQ

3 anni

Documenti di Consultazione

Vedere Sezioni specifiche del MQ e relativi Processi 

Documenti di Registrazione

Vedere Sezioni specifiche del MQ e relative Processi 


4.5.3 Modifiche ai Documenti e ai Dati
La gestione delle modifiche ai Documenti, si articola, a livello generale, nelle seguenti attività:

1 Modifica

Quando si renda necessaria la modifica di un documento per manifesta inadeguatezza alle Norme UNI EN ISO 9000 o ai requisiti del Sistema Qualità, questa viene decisa dai responsabili di tutti le funzioni coinvolte nelle edizioni precedenti.
E' responsabilità della Funzione che ha emesso il documento modificato, definire tutte le attività per eliminare o fare annullare prontamente tutti i documenti superati, o non più validi, presso tutti i centri di utilizzazione, fornendo tutte le necessarie informazioni.
Quando necessario, la copia originale dei Documenti obsoleti viene conservata come specificato nel paragrafo 4.5.2 punto 8 "Conservazione ed archivio".

2 Eliminazione

Quando si renda necessaria l'eliminazione di un Documento per manifesta inadeguatezza alle Norme UNI EN ISO 9000 od ai requisiti del Sistema Qualità, questa viene decisa dai responsabili di tutti gli enti coinvolti nelle edizioni precedenti.
E' responsabilità della Funzione che originariamente ha emesso il documento non più valido, definire tutte le attività affinché sia eliminato presso tutti i centri di utilizzazione, fornendo tutte le necessarie informazioni. 
Quando necessario, la copia originale dei documenti obsoleti viene conservata come specificato nel paragrafo 4.5.2 punto 8 "Conservazione ed archivio".

Requisiti della Norma UNI EN 29004/2-1994 di riferimento
Punto 5.4.3 "Documentazione e registrazione della Qualità"

Riferimenti

Processo Gestionale PG 01 "Pianificazione, Gestione Risorse, Misurazione, Analisi e Miglioramento"