Attività 19:
Archiviazione Documentazione


La documentazione consegnata dal Cliente viene raccolta dal Responsabile in apposite cartelline identificate con il nome/ragione sociale del Cliente.

La conservazione dei documenti avviene secondo i seguenti criteri:

  • un raccoglitore contenente le cartelle intestate ad ogni dipendente all’interno delle quali sono conservati i documenti personali;

  • un raccoglitore per la documentazione consegnata periodicamente dal Cliente (note, fogli presenze, certificazioni, variazioni);

  • un raccoglitore contenente tutti i documenti inerenti le posizioni contributive, previdenziali, assistenziali, infortunistiche;

  • un raccoglitore per i libri/buste paga (conservate in ordine di mese e anno);

  • un raccoglitore per la corrispondenza;

  • un raccoglitore contenente tutti i documenti elaborati alle varie scadenze ed i relativi adempimenti (elaborati mensili, trimestrali, annuali, periodici, ricevute di pagamento, etc.) distinti per tipologia.

Tali raccoglitori vengono archiviati nell’"Archivio Generale" suddivisi per Cliente e per anno.

Tali criteri di archiviazione e l’identificazione su ogni raccoglitore mediante:

  • nominativo/ragione sociale e/o codice del cliente;

  • tipologia di documenti in esso contenuti;

  • anno di riferimento.

e la disposizione negli archivi per Cliente e per anno/i di riferimento garantiscono in ogni momento la rintracciabilità della documentazione di ciascun Cliente.

Le Dichiarazioni Mod 770 (completo o parziale) trasmesse in via telematica vengono archiviate in ordine di protocollo; una copia delle stessa viene archiviata nell’apposita cartella Cliente in apposite cartelline riportanti sul frontespizio la tipologia del documento e l’anno di riferimento.

 

MQ SEZ. 4.5 - 4.8 - 4.15