Attività 14: 
Archiviazione documentazione


 

La documentazione utilizzata per la valutazione ed i controlli deve essere conservata, a cura della segreteria, in luoghi sicuri e protetti in modo tale da non essere accessibile a persone non autorizzate.
Deve essere conservata in apposita cartellina identificata con il nome della società tutta la documentazione utilizzata nelle fasi di controllo, copia dei documenti ufficiali emessi, della corrispondenza più rilevante nonché le conclusioni raggiunte nel processo di controllo.
In particolare nell’archivio devono essere conservati:

  • copia della relazione del Collegio sindacale al bilancio;

  • copia di ogni altra relazione emessa o documenti di particolare rilevanza ;

  • promemoria per i controlli sul bilancio dell’esercizio successivo;

  • documentazione della pianificazione del lavoro;

  • documentazione di collegamento con i verbali riportati sul libro delle adunanze del Collegio Sindacale;

  • attestazioni dei legali rappresentanti della società;

  • ogni altra documentazione di carattere generale ritenuta rilevante.

Previa autorizzazione della società il Presidente del Collegio potrà detenere il libro dei verbali del Collegio sindacale rilasciando dichiarazione di ritiro e conservazione dello stesso (DR 18/PO 04).
Trattandosi di un Organo collegiale, ove documenti e carte di lavoro vengano predisposti collegialmente, il verbale o documento di registrazione relativo indicherà il soggetto presso il quale gli stessi sono conservati.

 

MQ SEZ. 4.5 - 4.15 - 4.16

 DR 18/PO 04