Attività 04:
Gestione delle RISORSE TECNICHE


La gestione delle risorse tecniche comprende le seguenti attività:

  • valutazione, selezione e qualifica dei fornitori;

  • gestione degli acquisti;

  • manutenzione attrezzature

VALUTAZIONE, SELEZIONE E QUALIFICA FORNITORI

Gli acquisti delle infrastrutture tecniche necessarie possono essere effettuati solo presso Fornitori valutati e qualificati. La valutazione dei Fornitori viene effettuata dalla Direzione in collaborazione con il Responsabile Assicurazione Qualità e il responsabile dell’Amministrazione al fine di accertarne la capacità e l’affidabilità a fornire prodotti e/o servizi conformi ai requisiti contrattuali e di Qualità richiesti. In particolare la valutazione serve a:

  • selezionare e qualificare in modo oggettivo i Fornitori più affidabili e convenienti, con cui instaurare rapporti di collaborazione;

  • avere garanzie sulla Qualità e conformità dei prodotti e dei servizi forniti;

  • ridurre i costi globali degli Acquisti;

  • classificare e confrontare nel tempo i Fornitori di prodotti/servizi uguali o simili.

In base alla tipologia del prodotto fornito/servizio erogato le forniture sono suddivise in:

    1. forniture di soli prodotti (cancelleria, attrezzature, hardware, software)

    2. forniture di servizi (assistenza/manutenzione attrezzature e software, studi professionali, spedizionieri, corrieri,).

La valutazione per ogni Fornitore viene formalizzata su apposita Scheda Fornitore (DR07/PG01). In ciascuna scheda sono contenute le seguenti informazioni:

  • dati identificativi e prodotti forniti/servizi erogati (sez.1);

  • criteri utilizzati per la valutazione se trattasi di nuovo fornitore (sez.2);

  • criteri utilizzati per la valutazione se trattasi di fornitore storico (sez.3);

  • esito della valutazione (idoneo - idoneo con riserva - non idoneo) (sez.3).

  • aggiornamento dello stato qualifica (sez. 4).

La valutazione dei Fornitori segue due criteri diversi a seconda se si tratta di un nuovo Fornitore o Fornitore storico. Nel caso di nuovo Fornitore la Direzione in collaborazione con il Responsabile Assicurazione Qualità e il responsabile dell’Amministrazione definisce i criteri da utilizzare per la valutazione, scegliendo tra:

  • richiesta di referenze / brochure/cataloghi/listini prezzi;

  • richiesta di certificazioni (di prodotto e/o di sistema).

La valutazione avviene considerando i seguenti aspetti:

  • certificazione del Sistema Qualità;

  • livello di organizzazione (se non certificato);

  • assistenza;

  • Qualità del prodotto/servizio;

  • livello dei prezzi;

  • rapporto qualità prezzo;

  • modalità di pagamento.

I criteri utilizzati, le informazioni raccolte e l’esito della valutazione sono documentate in sez. 2 della Scheda Fornitore (DR07/PG01). Nel caso di Fornitore storico, valutato preventivamente secondo gli stessi criteri dei Fornitori nuovi, si applica la valutazione a consuntivo delle prestazioni. Il Responsabile Assicurazione Qualità in collaborazione con il responsabile dell’Amministrazione provvede a valutare i Fornitori storici valutando le prestazioni degli stessi in un dato periodo di tempo. I criteri sulla base dei quali esprimere la valutazione sono differenti per i prodotti e per i servizi; in particolare nella valutazione vengono presi in considerazione i seguenti parametri:

 

PRODOTTI

Criterio di valutazione

Punteggio x

Peso

Condizioni economiche (prezzo)

" x

3

Qualità del prodotto e rispondenza alla specifiche d’acquisto

" x

3

Rispetto dei tempi di consegna

" x

2

Flessibilità ed adattabilità alle esigenze dello Studio

" x

1

Disponibilità di certificazione di prodotto

" x

1

SERVIZI

Criterio di valutazione

Punteggio x

Peso

Assistenza

" x

3

Addestramento e qualifica del personale/collaboratore

" x

2

Struttura Organizzativa

" x

2

Rispetto dei tempi

" x

2

Condizioni economiche (prezzo)

" x

1


La valutazione di ognuno di questi parametri coinvolge la Direzione, il Responsabile Assicurazione Qualità e l’Amministrazione e quando necessario il Personale/Collaboratore; viene assegnato un punteggio da 1 a 10 che viene moltiplicato per il relativo peso. L'Indice di Valutazione viene calcolato applicando la seguente formula:

I.V. = å (Vi x Pi )

In base a tale punteggio il Fornitore è classificato come citato nella seguente tabella. 

Tabella 2 : Valutazione Consuntiva dei Fornitori

75 - 100

IDONEO

60 - 74

IDONEO CON RISERVA

< 60

NON IDONEO


In base all'esito del calcolo dell’Indice di Valutazione la Direzione decide per la conferma o il declassamento del Fornitore rispetto alla classe attribuita in fase di valutazione preventiva. 

Nel caso di IDONEITA’ CON RISERVA deve essere inviata al Fornitore comunicazione scritta (DR09/PG01) contenente la motivazione della riserva e le Azioni Correttive richieste dallo Studio. Nella scheda fornitore in sez. 3 devono essere riportati, per ogni criterio di valutazione, il relativo giudizio, eventuali annotazioni, il giudizio sintetico globale, la persona responsabile, la data e l’esito. Il Fornitore storico viene inserito in Elenco Fornitori con il proprio stato di qualifica; è possibile affidargli un ordine solo nel caso in cui esso sia "qualificato". Nel caso di "idoneo con riserva" o "non idoneo", prima di un successivo rapporto di fornitura, è necessario provvedere a nuova valutazione e riscontrare un giudizio positivo. La valutazione, selezione e qualifica non si applica ai Fornitori che operano in regime di monopolio: in tali ipotesi si affida l’ordine indipendentemente dalla qualifica.

Aggiornamento periodico della valutazione

In occasione del riesame del Sistema Qualità, spetta alla Direzione aggiornare lo stato di qualifica di tutti i Fornitori che hanno effettuato forniture di prodotti/servizi nel periodo in esame. Per l’aggiornamento particolare importanza viene data, oltre ai criteri precedentemente descritti per la valutazione del Fornitore storico, all’analisi delle Non Conformità riscontrate e ai ritardi nelle consegne imputabili al Fornitore stesso. Nel caso in cui l’aggiornamento dello stato di valutazione dia esito positivo può essere mantenuto il rapporto di fornitura; nel caso di esito negativo, prima di un successivo rapporto di fornitura, è necessario provvedere a nuova valutazione e riscontrare un giudizio positivo. In apposito elenco "Elenco Fornitori Qualificati" (DR08/PG01) posto sul frontespizio dell’Albo Fornitori, il Responsabile Assicurazione Qualità provvede ad elencare tutti i Fornitori di prodotti/servizi valutati con indicazione della tipologia prodotto/servizio fornito e della data di valutazione. L’elenco viene aggiornato annualmente.  

GESTIONE ACQUISTI 

Gli acquisti vengono gestiti dal responsabile dell’Amministrazione che provvede ad inviare al Fornitore tutti i documenti e tutte le informazioni necessarie a definire chiaramente i requisiti dei prodotti/servizi che si intendono acquistare, compresa la documentazione riguardante le condizioni generali di fornitura. L’ordine d’acquisto, quando necessario ed attuabile, deve in particolare:

  • identificare in modo inequivocabile le caratteristiche ed i requisiti del prodotto/servizio acquistato;

  • fare riferimento a ben definite specifiche, cataloghi, norme o altri documenti pertinenti;

  • definire i termini contrattuali e le condizioni generali di fornitura.

L’ordine di acquisto viene allegato alla fattura o altro documento amministrativo per un controllo di congruità tra i due documenti. In particolare al ricevimento dei prodotti acquistati, l’Amministrazione effettua i seguenti controlli:

  • valutazione della corrispondenza fra ordine e prodotto/servizio fornito;

  • valutazione della puntualità della consegna.

La firma sulla bolla di consegna o documento equivalente attesta l’effettuazione del controllo. Se durante la gestione delle attività il Personale/Collaboratore interessato rileva il mancato rispetto di un requisito del prodotto/servizio (Non Conformità), si opera come segue:

  • chi rileva la Non Conformità compila la prima parte della scheda "Reclamo a Fornitore" (DR 09/PG 01) e la consegna al Responsabile Assicurazione Qualità;

  • Il Responsabile Assicurazione Qualità valuta la Non Conformità, e a sua discrezione, invia al Fornitore il DR 09/PG 01 richiedendo la risposta scritta.

Periodicamente il Responsabile Assicurazione Qualità analizza i dati relativi alla gestione delle Non Conformità riscontrate negli acquisti. Da tale analisi possono scaturire Richieste di Azioni Correttive o Preventive.

Gli acquisti possono essere effettuati solo da Fornitori valutati e qualificati (fatta eccezione per i Fornitori che operano in regime di monopolio).

 
MQ SEZ. 4.6


DR 07/PG 01
DR08/PG 01
DR 09/PG 01

 

MANUTENZIONE ATTREZZATURE

E’ necessario tenere sotto controllo e mantenere efficienti le attrezzature dello Studio perché queste fanno parte integrante del processo di fornitura del servizio (il Sistema Informatico e tutte le altre attrezzature rilevanti). La valutazione periodica dei guasti, degli interventi di riparazione e dei costi conseguenti permette, inoltre, di individuare eventuali inefficienza delle attrezzature o del servizio di manutenzione / riparazione stesso. Le Attrezzature dello Studio sono identificate e indicate nell'"Elenco Attrezzature Studio" (DR 10/PG 01). Le attrezzature interessate sono le seguenti: H) Hardware costituente il Sistema Informatico; S) Software utilizzato dal Sistema Informatico; V) Varie (Fotocopiatrici, Fax, Centralini, Telefax, macchine calcolatrici, etc.).
La Segreteria appronta un Dossier delle Attrezzature dello Studio. Per ogni Attrezzatura viene preparata una scheda specifica (DR 11/PG 01) sulla quale sono riportati:

  • i dati identificativi dell'attrezzatura;

  • la descrizione dell'attrezzatura;

  • la postazione;

  • la registrazione degli interventi di manutenzione/riparazione effettuati.

Devono inoltre essere conservati:

  • copia degli eventuali documenti d'acquisto (fornitore, prezzo, etc.)

  • copia degli eventuali documenti relativi a contratti di manutenzione, registrazioni software, etc.

L'approfondimento delle registrazioni di cui sopra è proporzionato alla effettiva importanza e complessità delle singole attrezzature. Chiunque riscontri un guasto o un semplice malfunzionamento di un'attrezzatura deve avvertire la Segreteria la quale provvede a:

  • rimuovere la causa del guasto mediante la riparazione, sostituzione, etc., richiedendo l'intervento di tecnici esterni;

  • individuare eventuali carenze nelle modalità di utilizzo da parte del personale segnalandolo al Responsabile Assicurazione Qualità;

  • registrare l’intervento sulla "Scheda Attrezzatura", (DR 11/PG 01) descrivendo dettagliatamente le cause del guasto, le relative azioni correttive intraprese, i componenti sostituiti o riparati.

BACK UP DATI 

I dati del Sistema Informatico vengono salvati periodicamente con una procedura automatica che si attiva in ore prestabilite. Il back up può avvenire direttamente su hard disk o utilizzando appositi supporti (dischi, cd, etc.).

I Programmi anti-virus consentono inoltre di controllare e verificare l’integrità dei dischi e files sia interni che di provenienza esterna

 

 
MQ SEZ 4.9- 4.11


DR 10/PG 01
DR 11/PG 01