Attività 05:
Gestione delle RISORSE DOCUMENTALI


DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA QUALITA’

La Direzione per conseguire la politica e gli obiettivi di Qualità, ha stabilito, istituito ed organizzato un Sistema Qualità documentato, di gestione e di informazione di tutte le attività che influenzano la Qualità.
L'implementazione del Sistema Qualità contempla la preparazione e l'applicazione di procedure documentate, coerenti con i requisiti della normativa internazionale e con la Politica della Qualità dello Studio professionale.
Il Sistema Qualità dello Studio XYZ comprende i seguenti tipi di documenti per la Qualità:

  • Manuale della Qualità;
  • Processi Gestionali;
  • Processi Operativi;
  • Documenti di Registrazione;
  • Documenti di Consultazione.

Manuale della Qualità (M.Q.)

E' il documento fondamentale usato dallo Studio per descrivere, documentare, coordinare ed integrare la struttura organizzativa, le responsabilità e tutte le attività che regolano l'istituzione, il funzionamento e la gestione del Sistema Qualità secondo la Politica per la Qualità e la Norma UNI EN ISO 9002. Esso delinea le modalità gestionali ed operative necessarie per il buon funzionamento del Sistema Qualità. Fornisce un'immagine completa del Sistema e si integra con i Processi.
E' suddiviso in sezioni che rappresentano la risposta dello Studio alla Norma di riferimento UNI EN ISO 9002.

Processi Gestionali

I Processi Gestionali si riferiscono alle attività di sistema che ricadono sotto la diretta responsabilità della Direzione.

Processi Operativi

I Processi Operativi sono documenti primari, anche di carattere interfunzionale, che disciplinano e coordinano le attività, definiscono modalità operative, risorse e responsabilità al fine di garantire la Qualità delle prestazioni professionali e dei processi. Costituiscono il fondamento del Sistema Qualità e sono il completamento naturale del Manuale della Qualità, nel quale vengono richiamate tutte le volte che si rende necessario esplorare il Sistema nei dettagli.

Documenti di Registrazione

Sono documenti utilizzati per la registrazione delle attività di controllo e verifica regolamentate nei Processi Operativi e/o Gestionali e rappresentano l’evidenza oggettiva e documentata della loro applicazione. Ogni Documento di Registrazione è necessariamente allegato ad uno o più Processi.

Documenti di Consultazione

Sono i documenti utilizzati come base e/o supporto operativo per tutte le attività inerenti la Qualità e l’Assicurazione della Qualità e per la gestione di tutte le attività oggetto della professione.
Essi comprendono le istruzioni operative, le norme interne, le norme legislative e le norme deontologiche.

- Istruzioni Operative

Le Istruzioni Operative sono disposizioni scritte che definiscono i contenuti tecnici di specifiche attività e/o controlli e sono richiamate dai Processi.

- Norme Interne

Le Norme Interne sono disposizioni scritte che specificano o descrivono le modalità esecutive ed i riferimenti per svolgere una specifica attività, al fine di standardizzare le metodologie usate all'interno dello Studio. A differenza dei Processi, nelle Norme Interne sono descritte le attività ma non le responsabilità relative all'applicazione. Le Norme interne, infatti, sono richiamate nei Processi, di cui sono parte integrante.

- Norme Legislative

Sono tutte le norme (leggi, regolamenti, decreti legge, decreti ministeriali, decreti legislativi, circolari ministeriali) che disciplinano e regolano lo svolgimento delle attività oggetto della professione.

- Norme Deontologiche

Sono norme di comportamento che regolano l'esercizio della professione dei Ragionieri commercialisti ed Economisti d’impresa.

CONTROLLO E GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

Il controllo e la gestione dei documenti, si articola, a livello generale, nelle seguenti attività:

1. Elaborazione
Tale attività consiste nell'individuare, elaborare, formalizzare i concetti, le attività, le responsabilità, ecc., in documenti standardizzati e controllati del Sistema Qualità. Durante questa fase il responsabile dell'Elaborazione ha cura di consultare tutti le funzioni interessate al futuro utilizzo del documento, al fine di ottimizzarne l'effettivo inserimento nello Studio

2. Identificazione

  • Tutti i documenti del Sistema Qualità sono identificati mediante:
  • codice numerico o alfanumerico;
  • titolo del documento;
  • indice di revisione e relativa data;
  • funzioni responsabili di Elaborazione, Verifica ed Approvazione;
  • numero sequenziale e totale delle pagine.

3. Verifica ed Approvazione
La Verifica consiste nell'analisi dei contenuti del documento per accertarne l'adeguatezza, la correttezza e la congruenza con i requisiti di base del Sistema Qualità, e con le finalità del documento stesso. La Verifica viene effettuata dalla Direzione.
L'Approvazione rappresenta il riscontro formale che attesta la validità del documento per la specifica utilizzazione nello Studio.

4.  Emissione
La responsabilità della emissione è del Responsabile Assicurazione Qualità.

5. Distribuzione
La Distribuzione avviene in modo tale da garantire che le edizioni appropriate dei documenti siano disponibili ed operative dove si svolgono le attività o i servizi ad esse pertinenti (Distribuzione Controllata). La Funzione emittente provvede alla registrazione dell'avvenuta distribuzione del documento mediante la relativa Lista di Distribuzione Documentazione (DR 12/PG 01) sulla quale tutti i destinatari controfirmano l'avvenuta ricezione.
La distribuzione all’interno dello Studio è a cura del Responsabile Assicurazione Qualità.

6. Consulenza
Il Responsabile Assicurazione Qualità fornisce l'adeguato supporto per la corretta interpretazione ed applicazione dei contenuti dei documenti emessi.

7.  Interpretazione ed Applicazione
Non sono ammesse deroghe o variazioni alle prescrizioni contenute nei documenti se non dopo l'applicazione del sistema di Modifica.

8. Modifica
Quando si rende necessaria la Modifica di un documento per manifesta inadeguatezza alle Norme UNI EN ISO 9000 o ai requisiti del Sistema Qualità, questa viene decisa dai responsabili di tutte le Funzioni coinvolte.
E’ responsabilità del Responsabile Assicurazione Qualità che emette il documento modificato, eliminare o far annullare prontamente tutti i documenti superati, o non più validi, presso tutti i centri di utilizzazione, fornendo tutte le necessarie informazioni.
La copia originale dei documenti obsoleti viene conservata come specificato al punto seguente "Conservazione ed Archivio".

9.  Conservazione ed Archivio
Tutti i documenti sono conservati in originale, presso il Responsabile Assicurazione Qualità, catalogati in apposito elenco (DR 13/PG 01) "Elenco Documenti del Sistema Qualità" e corredati delle Liste di Distribuzione per consentirne la rintracciabilità.
Ogni ricevente è responsabile di:

  • conservare in modo corretto la documentazione;

  • sostituirla con le revisioni successive in caso di Modifica;

  • distruggere o restituire la documentazione obsoleta secondo le istruzioni del Responsabile Assicurazione Qualità.

Gli originali di tutte le edizioni obsolete (revisioni) sono conservati dal Responsabile Assicurazione Qualità per tre anni, ed identificati con l'apposita scritta "ANNULLATO".

Rintracciabilità
Ogni documento emesso e distribuito è corredato delle indicazioni necessarie per individuare la sua area di appartenenza e/o il riferimento ad altri documenti e seguirne la propria evoluzione nel tempo.

10. Validità
Per i documenti di particolare importanza si prevede una revisione programmata anche se non sono intervenuti particolari mutamenti.

Si riporta una tabella riassuntiva delle responsabilità relative alla attività di controllo e gestione dei documenti.

Attività

Documento

Identificazione

Elaborazione

Verifica e Approvazione

Emissione

e Distribuzione

Archivio

Validità

Manuale della Qualità

MQ

AQ

DIR

AQ

AQ

3 anni

Processi Gestionali

PG 00

AQ

DIR

AQ

AQ

3 anni

Processi Operativi

PO 00

AQ

DIR

AQ

AQ

3 anni

Documenti di Registrazione

DR00/PG 00

AQ

DIR

AQ

AQ

3 anni

Istruzioni Operative

IO 00

AQ

DIR

AQ

AQ

3 anni

Norme Interne

NO 00

AQ

DIR

AQ

AQ

3 anni

Norme Legislative

Titolo/data

esterna

esterna

AQ

AQ

Termine di legge

Norme Deontologiche

Titolo/data

esterna

esterna

AQ

AQ

Termine di legge

 

 
MQ SEZ. 4.2 - 4.5 - 4.16 


DR 12/PG 01
DR13/PG 01


 

GESTIONE E CONTROLLO DELLA DOCUMENTAZIONE DEL CLIENTE

La documentazione di ciascun Cliente è gestita in forma controllata a cura del Personale, della Segreteria, dell’Amministrazione, ognuno per quanto di competenza e viene archiviata in appositi raccoglitori identificati con il nome del Cliente e con indicazione della tipologia di documenti in essi contenuti, nel rispetto delle norme legislative vigenti in materia di privacy (L.675/96). I criteri di archiviazione e le responsabilità sono specificati nei singoli Processi nei quali i documenti sono richiamati.

GESTIONE E CONTROLLO DELLE NORME LEGISLATIVE E DEONTOLOGICHE

Il Responsabile Assicurazione Qualità, su indicazione della Direzione, provvede a tenere sotto controllo l’aggiornamento di tutte le norme legislative e deontologiche.

L’aggiornamento avviene anche con l’ausilio di banche dati documentali e mediante consultazione dei siti Internet di riferimento; le versioni superate dei supporti cartacei ed informatici vengono rimosse e conservate dal Responsabile Assicurazione Qualità in appositi archivi.

Inoltre in apposito "Registro periodici in ingresso" (DR 27/PG 01) la Segreteria provvede a registrare l’arrivo in Studio dei quotidiani, settimanali, mensili cui si è abbonati, al fine di attestarne l’avvenuta ricezione.

In apposito elenco norme (DR 14/PG 01) il Responsabile Assicurazione Qualità provvede ad elencare tutti i documenti disponibili indicando tipologia, periodicità, decorrenza, termine; l’elenco viene tenuto costantemente aggiornato.

Archiviazione

Tutta la documentazione (del Sistema Qualità, del Cliente e delle norme legislative e deontologiche) viene conservata in appositi archivi; luoghi, responsabilità e tempi di archiviazione per ogni tipologia di documento sono definiti in apposita Tabella Archiviazione documenti (DR 17/PG 01).

Chiunque preleva un documento dall’archivio è tenuto a registrare il prelievo su apposita "Scheda Prelievo Documentazione" (DR26/PG01), che rimane archiviata in luogo del documento.

 

 
MQ SEZ. 4.2 - 4.5 - 4.16


DR14/PG 01
DR 17/PG 01
DR26/PG01